เหตุใดการจัดการความรู้จึงกลายเป็นเรื่องยากมากขึ้น?
องค์กรหลายแห่งเผชิญกับภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกดังต่อไปนี้: พนักงานลาออกและนำประสบการณ์ของพวกเขาไปใช้ การดำเนินโครงการย้อนหลังกลายเป็นเพียงพิธีการ ปัญหาเดิม ๆ เกิดขึ้นซ้ำ ๆ และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดไม่สามารถทำซ้ำได้ สาเหตุที่แท้จริงคือความรู้มักจะติดอยู่ในใจของแต่ละคน ที่เก็บเอกสาร และไฟล์แนบในอีเมล-ไม่เคยถูกบันทึก เชื่อมต่อ หรือเปิดใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ความท้าทายหลักของการจัดการความรู้ไม่เคยอยู่ที่การเลือกเครื่องมือทางเทคนิค แต่อยู่ที่การสร้างกลไกที่ช่วยให้ผู้คนมีส่วนร่วมด้วยความเต็มใจ เข้าถึงได้ง่าย และอัปเดตความรู้อย่างต่อเนื่อง
แนวทางปฏิบัติหลักสี่ประการโดยละเอียด
1. การจับความรู้: ขั้นตอนแรกจาก Tacit ไปสู่ความชัดเจน
ความรู้โดยปริยายอยู่ในใจของพนักงานที่มีประสบการณ์ และยากต่อการถ่ายทอดและถ่ายทอด การจับความรู้ที่มีประสิทธิผลต้องใช้วิธีการที่มีโครงสร้างเพื่อส่งออกความรู้ภายนอก แนวทางที่แนะนำได้แก่:
· การย้อนหลังของโครงการ: ปฏิบัติตามกรอบการทำงานห้า-ขั้นตอนของ "เป้าหมาย - ผลลัพธ์ - ช่องว่าง - สาเหตุ - การปรับปรุง"
· การสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญ: ใช้เทคนิคเหตุการณ์วิกฤติเพื่อเปิดเผยการตัดสินใจ-ตรรกะในสถานการณ์ทั่วไป
· เอกสารบันทึกการทำงาน: แนะนำพนักงานให้บันทึกกระบวนการจัดการปัญหาที่ไม่เกิดขึ้น{0}}เป็นประจำ
2. องค์ความรู้ : ทำให้ความรู้หาง่าย
ความรู้ที่รวบรวมไว้ในลักษณะที่ไม่เป็นระเบียบนั้นไม่ได้ดีไปกว่าขยะดิจิทัล เป้าหมายขององค์กรความรู้คือการปรับปรุงประสิทธิภาพในการดึงข้อมูลและคุณภาพความเข้าใจผ่านการจำแนกประเภท การติดแท็ก และการเชื่อมโยง แนวทางปฏิบัติที่แนะนำ:
· สร้างระบบการจำแนกประเภทแบบรวม: จัดหมวดหมู่ตามสายธุรกิจ ฟังก์ชัน สถานการณ์ หรือประเภทของปัญหา
· แนะนำเทคโนโลยีกราฟความรู้: เชื่อมโยงเอนทิตีและความสัมพันธ์เพื่อให้การค้นหาชิ้นเดียวนำไปสู่กลุ่มความรู้ที่เกี่ยวข้อง
· กำหนดมาตรฐานเมทาดาทา: รวมฟิลด์ต่างๆ เช่น ผู้สร้าง โปรเจ็กต์ที่เกี่ยวข้อง สถานการณ์ที่เกี่ยวข้อง และวันหมดอายุ
3. การประยุกต์ใช้ความรู้: ฝังอยู่ในขั้นตอนการทำงาน ไม่ใช่แบบสแตนด์อโลน
ความล้มเหลวครั้งใหญ่ที่สุดของการจัดการความรู้คือการสร้างฐานความรู้ที่ไม่มีใครใช้ กลยุทธ์การประยุกต์ใช้งานที่ประสบความสำเร็จจะผลักดันความรู้ไปสู่สถานการณ์ที่มีงานเกิดขึ้นจริง กรณีการใช้งานทั่วไปได้แก่:
· ระยะเริ่มต้นโครงการ: ผลักดันประสบการณ์ทางประวัติศาสตร์และคำแนะนำหลุมพรางจากโครงการที่คล้ายกัน
· การสนับสนุนลูกค้า: มอบไลบรารีโซลูชันให้กับตัวแทนบริการทันที
· การเตรียมความพร้อมของพนักงานใหม่: เร่งการปรับตัวตามบทบาทและการได้มาซึ่งทักษะผ่านฐานความรู้
4. การต่ออายุความรู้: การรักษาความมีชีวิตชีวาและความเกี่ยวข้อง
ความรู้มีวงจรชีวิต ความรู้ที่ล้าสมัยไม่เพียงแต่ไม่มีประโยชน์เท่านั้น แต่ยังทำให้การตัดสินใจผิดพลาด-อีกด้วย การดำเนินการหลักในการสร้างกลไกการต่ออายุอย่างต่อเนื่อง:
· สร้างกลไกการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ: จัดทำรายการสินทรัพย์ความรู้รายไตรมาสหรือครึ่งปี{0}}
· สร้างลูปคำติชม: อนุญาตให้ผู้ใช้ให้คะแนน แสดงความคิดเห็น หรือรายงานข้อผิดพลาดในรายการความรู้
· ระบุสัญญาณชายแดน: เสริมความรู้ที่เกิดขึ้นใหม่และข้อมูลเชิงลึกด้านแนวโน้มในเชิงรุกผ่านการติดตามอุตสาหกรรม
สถานการณ์กรณี: การปฏิบัติที่บริษัทเทคโนโลยี
บริษัทเทคโนโลยีที่กำลังเติบโตได้ฝังการจัดการความรู้ไว้ในกระบวนการ R&D ทั้งหมด หลังจากการวนซ้ำแต่ละครั้ง พวกเขาใช้เวลา 15- นาที "การย้อนรอย- แบบยิบย่อย" โดยสรุปการค้นพบที่สำคัญหนึ่งหน้า- พวกเขายังสร้างวิกิภายในที่ใครๆ ก็สามารถสร้างหรือปรับปรุงรายการได้ หกเดือนต่อมา ประสิทธิภาพในการประเมินความเสี่ยงก่อนการเปิดตัวคุณลักษณะใหม่เพิ่มขึ้น 40% และข้อบกพร่องระดับต่ำที่เกิดซ้ำลดลง 35% ประสบการณ์ของพวกเขาสรุปเป็นสโลแกนว่า "ไม่มีทฤษฎีใหญ่ๆ มีแต่ปัญหาจริง"
ข้อสังเกตปิดประเด็น
เป้าหมายสุดท้ายของการจัดการความรู้ไม่ใช่ความสมบูรณ์ของเอกสาร แต่เป็นคุณภาพการตัดสินใจและประสิทธิภาพในการดำเนินการ ทุกการถ่ายทอดความรู้คือการขยายปัญญา เริ่มตั้งแต่วันนี้ ให้ตรวจสอบทีมของคุณ: ประสบการณ์ใดบ้างที่ยังไม่ได้บันทึกไว้? ข้อมูลใดบ้างที่ยังไม่เชื่อมโยง? ข้อมูลเชิงลึกใดบ้างที่ยังไม่ได้ใช้? ให้การจัดการความรู้เปลี่ยนจากแนวคิดคอลัมน์ไปสู่การปฏิบัติประจำวัน
คำพูดของปัญหา:
"ความรู้ที่ไม่ได้ใช้เป็นเพียงข้อมูล ประสบการณ์ที่ไม่ได้รับการทดสอบเป็นเพียงความคิดเห็น ปล่อยให้ความรู้หลั่งไหลกลายเป็นรากฐานที่แท้จริงสำหรับการตัดสินใจ-"